Quels sont les impacts fiscaux d’un programme de récompense des employés basé sur des points ?

L'article suivant fournit des informations sur la création d'un programme de reconnaissance des employés réussi tout en gérant de manière responsable les récompenses des employés et leurs implications fiscales.

Avertissement:

L'article suivant fournit des informations sur la création d'un programme de reconnaissance des employés réussi tout en gérant de manière responsable les récompenses des employés et leurs implications fiscales. Les employés de Bucketlist ne sont pas des experts juridiques ou fiscaux et ne peuvent pas donner de conseils. Nous vous recommandons fortement de consulter votre équipe financière et des fiscalistes accrédités pour examiner toutes les réglementations en vigueur dans votre juridiction locale.

Employés - veuillez vérifier auprès de votre équipe RH la politique fiscale de votre entreprise concernant votre programme.

 

Résumé:

• Assurez-vous de consulter vos professionnels de la finance ou de la fiscalité, car la législation peut être différente dans votre juridiction fiscale.
• Comme les autres avantages en nature ou avantages sociaux des employés, de nombreux gouvernements considèrent les récompenses en espèces ou quasi-espèces comme un avantage imposable.
• La plupart des juridictions fiscales considèrent le revenu comme un avantage imposable dès que l'employé échange ses points contre un cadeau ou une récompense, et non lorsque les points sont attribués.
• Habituellement, la valeur annuelle des récompenses est calculée pour l'année d'imposition par l'employeur et Bucketlist fournit des rapports pour obtenir cette information.
• Les juridictions fiscales ont des limites minimales et des règles différentes pour le calcul de l'impôt.
• La plupart des gens n’aiment pas payer d’impôts, pourtant cela fait partie de la plupart des environnements commerciaux et est inévitable.

 

Pourquoi devrions-nous consulter nos experts en finance ou en fiscalité ?

Tout comme vous demandez à votre conseiller juridique d’examiner des contrats commerciaux, il est important de demander l’avis d’un expert pour évaluer les impacts fiscaux sur votre entreprise et vos employés. Cela est particulièrement vrai lorsque les employés vivent dans des juridictions fiscales différentes. Comme lorsque vous offrez des avantages spéciaux et une rémunération à vos employés, la plupart des gouvernements considèrent les récompenses et les prix comme potentiellement imposables. En acquérant ces précieuses connaissances auprès d’un expert, votre équipe aura plus de facilité à préparer la saison des taxes annuelle et vos employés comprendront toutes les implications fiscales.

Nous avons quelques liens applicables ci-dessous pour vous aider à comprendre.

 

Où pouvons-nous trouver plus d’informations ?

États-Unis

Les récompenses, bonus et cadeaux sont généralement considérés comme imposables, à quelques exceptions près. Peu importe si les récompenses sont en espèces ou équivalents (par exemple, cartes-cadeaux, expériences ou cadeaux, etc.) elles sont considérés comme imposables. Votre entreprise doit déclarer tout revenu imposable sur les formulaires W-2 de vos employés à la fin de l'année fiscale.

Liens utiles:

• Site Web de l'Internal Revenue Service (IRS)
• Guide fiscal de l'employeur de l'IRS sur les avantages sociaux À utiliser en 2023 pour connaître les dernières orientations (REMARQUE : à la page 9, reportez-vous à Avantages minimis (minimaux) pour plus de détails sur les montants annuels inférieurs)

Canada

Les cadeaux ou récompenses en espèces ou quasi-espèces sont considérés comme imposables au Canada. Cela comprend les articles remboursés par l'employeur ainsi que les articles qui peuvent facilement être convertis en espèces, en cartes-cadeaux et en cartes de crédit prépayées. Selon qu'il s'agit d'une récompense ou d'un prix, les conseils de l'ARC sont importants pour déterminer s'ils sont imposables.

Au Canada, les récompenses Bucketlist seraient considérées comme un avantage imposable. Tout montant supérieur à 500 $/an/employé est traité comme un revenu imposable (c'est-à-dire imposé à un taux plus élevé).

• Les événements qui coûtent moins de 100 $ par personne créent une exception (non taxable)
• Tous les 5 ans, un employé peut recevoir jusqu'à 500 $ en récompense, en franchise d'impôt, pour ses années de service.
  
  Liens utiles:
  
  
• Site Web de l'Agence du revenu du Canada (ARC)
• Cadeaux, récompenses et prix pour longues années de service de l'ARC pour une référence pratique dans diverses situations
• Page Web Qu'est-ce qu'un avantage imposable? de l'ARC pour des conseils supplémentaires au Canada

Autres liens

Ces sites sont fournis à titre de référence uniquement : discutez-en avec votre équipe financière et vos fiscalistes pour obtenir les meilleurs conseils.

• ADP : Guides et formulaires fiscaux
• Engager des conseillers : les moyens en franchise d'impôt de récompenser les employés
• Les Tax Advisors : les conséquences fiscales des programmes de récompense des employés basés sur des points
  
  

Comment devrions-nous communiquer avec nos employés?

En règle générale, la plupart des cadeaux offerts aux employés (y compris les récompenses offertes via Bucketlist) sont considérés comme des avantages imposables. C'est très similaire aux autres avantages qui peuvent être offerts aux employés. Cela signifie que les récompenses sont traitées comme un revenu supplémentaire et que leur valeur doit être incluse dans les formulaires fiscaux de fin d'année de l'employé. Bien évidemment, ces règles fiscales ne proviennent pas de votre entreprise ni de Bucketlist. Nous opérons tous sous la juridiction d'une autorité fiscale (ou de plusieurs), nous vous recommandons donc d'en informer vos employés et d'éviter les surprises quant aux éventuelles implications fiscales personnelles.

Bien que chaque client ait sa propre approche, certains de nos clients demandent qu'une clause de non-responsabilité soit ajoutée à leur plateforme pour aider à informer les employés sur les avantages imposables potentiels. Si cela vous intéresse, veuillez en parler avec un membre de l'équipe Bucketlist.

 

Comment les autres clients de Bucketlist gèrent-ils généralement les implications fiscales ?

Les clients de Bucketlist disposent de différentes approches pour gérer les implications fiscales de leurs programmes de récompense des employés.

• Certains ne déduisent rien des points échangés et s'appuient sur des exonérations standard telles que les avantages de minimis, créant ainsi un scénario d'exonération d'impôt.
• Cependant, la majorité des clients considèrent tous les points échangés comme imposables et optent pour une simple retenue sur salaire une fois par an.
• Dans certains cas, les clients peuvent « majorer » la valeur de la récompense pour couvrir l'impact fiscal de l'employé, garantissant ainsi que l'employé reçoive la valeur totale de la récompense sans aucune déduction. Par exemple, si un employé échange 100 $ de points à un taux d'imposition de 30 %, l'entreprise peut augmenter la valeur de la récompense à 130 $ et retenir les 30 $ supplémentaires pour les impôts.

Veuillez discuter des options avec le membre de votre équipe Bucketlist.

Quelles autres options sont disponibles avec Bucketlist ?

Sur la plateforme Bucketlist, vous avez la possibilité d'attribuer une valeur aux points, de définir qui peut donner des points et de déterminer les types de récompenses disponibles en échange des points gagnés. Pour éviter ou réduire les implications fiscales, envisagez d'offrir des récompenses sans valeur monétaire, telles que :

• Déjeuner avec le PDG
• Un jour de congé supplémentaire*
• Une place de parking réservée pour une semaine sur le stationnement de votre entreprise
• Cadeaux d'entreprise comme des t-shirts et des tasses*
• La possibilité de faire don de points à une organisation caritative
  
  

*Assurez-vous de demander conseil à votre expert financier ou fiscal pour l'une de ces options, puis parlez à un membre de l'équipe Bucketlist pour plus de détails.

Quel est l’impact des dons de bienfaisance sur les avantages imposables ?

Lorsque les employés utilisent leurs points Bucketlist pour faire des dons caritatifs proposés par notre fournisseur de cartes-cadeaux, Tango Rewards (offert en USD uniquement dans un nombre limité de pays), l'employé recevra une notification par courriel confirmant son don. Ce courriel peut être utilisé comme reçu fiscal.

Si l'entreprise ajoute ses propres associations caritatives à la plateforme Bucketlist et fait don des points au nom de l'employé, l’employé ne reçoit pas d’argent liquide, ce qui élimine les implications fiscales. De plus, l'entreprise peut bénéficier d'une déduction fiscale pour le don. L'employé demande simplement à l'entreprise d'attribuer ses points de récompense à une organisation caritative qu'il souhaite soutenir.

Gardez à l’esprit, ceux-ci sont des exemples de la manière dont les clients Bucketlist gèrent les implications fiscales de leur programme. Votre équipe financière ou juridique peut avoir sa propre approche et ses préférences. Bucketlist peut vous accompagner tout au long du processus grâce à des conseils et des rapports.

 

Comment Bucketlist peut-il aider à suivre les commandes de récompenses et le revenu imposable ?

Nos rapports facilitent le rapprochement de la fiscalité à des fins comptables. Les administrateurs Bucketlist (ou les équipes financières) peuvent facilement générer des rapports sur notre plateforme Bucketlist à tout moment, en particulier le rapport sur les achats. Ce rapport peut être envoyé à votre service financier pour être utilisé aux fins de conformité avec les lois fiscales applicables.

Le rapport sur les achats indiquera :

• Nom de l'article
• Points utilisés
• Prix ​​de l'article en $
• Quand il a été acheté
• Qui l'a acheté
  
  

Pour toute aide concernant la création de rapports, veuillez contacter votre responsable d'implémentation ou votre Customer Success Manager chez Bucketlist.

 

Points clés à retenir?

Comme mentionné ci-dessus, la plupart des juridictions fiscales considèrent que dans l'environnement Bucketlist, les points n'ont pas de valeur monétaire tant qu'ils ne sont pas échangés. Par conséquent, si un employé part avec les points restants, ceux-ci n’ont aucune valeur et n’entraînent pas d’implications fiscales. Cependant, lorsque les employés échangent des points contre une récompense, dans la plupart des cas, la valeur doit être considérée comme un avantage imposable et comptabilisée comme un revenu pour les employés.

L’aspect le plus crucial est de veiller à ce que vos employés soient bien informés des implications fiscales du programme. Incluez ces informations dans le processus d'intégration de votre nouvel employé et expliquez que les avantages, tels que les cartes-cadeaux, peuvent être traités comme un revenu et soumis à des impôts.

Enfin, rappelez-vous que Bucketlist est une plateforme axée sur la reconnaissance, qui donne la priorité à une reconnaissance significative des employés. Si vous êtes préoccupé par les implications fiscales d'un programme de récompenses, Bucketlist vous permet de désactiver l'option de récompenses tout en bénéficiant des principaux avantages de la plateforme.